So gelingt Ihr Zeitmanagement als Führungskraft
09.11.2022
Erfolgreiche Führungskräfte wissen, wie man effektiv plant, Prioritäten setzt und Aufgaben zeitnah ausführt. So können sie Fristen einhalten und ihre Ziele erreichen. Ein gutes Zeitmanagement ist jedoch nicht nur für Führungskräfte wichtig, sondern für jeden, der erfolgreich sein möchte. Um produktiv und effizient zu sein, müssen Sie unbedingt lernen, wie Sie Ihre Zeit sinnvoll einteilen. Es gibt viele verschiedene Techniken, die Ihnen dabei helfen können, aber es erfordert Übung und Engagement, sie in Ihre tägliche Routine zu integrieren. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie anfangen können.
Prioritäten
Als Führungskraft ist es mitunter schwierig, die Zeit zu finden, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Zwischen Besprechungen und Berichterstattungsaufgaben, zahllosen anderen betrieblichen Aufgaben und einem endlosen Strom neuer Initiativen, mit denen man sich befassen muss, hat man oft das Gefühl, nie genug Zeit zu haben, um irgendetwas anderes zu tun, als einfach nur dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft. Leider bedeutet dies, dass Manager leicht in die Falle tappen können, zu beschäftigt zu sein, um wirklich produktiv zu sein. Sie können vielleicht ihre Aufgabenliste für den Tag abhaken und den Betrieb aufrechterhalten, aber es fehlt ihnen die Zeit, sich auf größere strategische Fragen zu konzentrieren oder direkt mit ihren Teammitgliedern zu arbeiten, wenn diese Hilfe oder Unterstützung benötigen. Mit anderen Worten: Vielbeschäftigung kann manchmal dazu führen, dass Führungskräfte gar nicht wirklich führen - sie löschen einfach nur Brände, wenn sie auftauchen, ohne jemals innezuhalten, um einen Schritt zurückzutreten und langfristig darüber nachzudenken, wie man am besten vorankommt. In Anbetracht all dieser Herausforderungen ist es für Führungskräfte in aller Welt von entscheidender Bedeutung, sowohl persönlich als auch beruflich Wege zu finden, um ihre wichtigsten Prioritäten zu setzen, damit sie nicht in der scheinbar endlosen Hektik der täglichen Aufgaben untergehen. Nur so können wir hoffen, das perfekte Gleichgewicht zwischen viel zu tun haben und dennoch echte Ergebnisse erzielen zu können. Denn nur weil wir viel zu tun haben, heißt das noch lange nicht, dass wir auch produktiv sind.
Was bedeutet gutes Zeitmanagement eigentlich?
Eine der größten Herausforderungen bei der effektiven Verwaltung Ihrer Zeit ist der Umgang mit Ablenkungen. Es gibt viele Dinge, die auftauchen und unseren Tag unterbrechen können, so dass wir den Fokus verlieren und Zeit verlieren. Zu den häufigsten Zeitdieben gehören E-Mails, Telefonanrufe, soziale Medien und andere Online-Ablenkungen. Es kann schwierig sein, sich zu konzentrieren, wenn so viele Dinge um unsere Aufmerksamkeit konkurrieren, aber es ist wichtig, einen Weg zu finden, den Lärm auszublenden und auf Kurs zu bleiben.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, nein sagen zu können. Oft haben wir ein schlechtes Gewissen oder fühlen uns verpflichtet, zu jeder Anfrage, die auf uns zukommt, ja zu sagen, aber das kann zu einer übermäßigen Terminplanung und viel Stress führen. Es ist wichtig, dass wir lernen, Grenzen zu setzen und den Dingen, die uns wichtig sind, Priorität einzuräumen. Das bedeutet, nein zu sagen, wenn es nötig ist, und bereit zu sein, Aufgaben an andere zu delegieren.
Und schließlich müssen wir unbedingt lernen, im Voraus zu planen. Dazu gehört, dass wir einen Zeitplan erstellen und uns Fristen setzen. Wenn wir einen Plan haben, ist es einfacher, den Überblick zu behalten und Hektik in letzter Minute zu vermeiden. Mit diesen Schritten können wir beginnen, unsere Zeit effektiver zu verwalten und unsere Ziele zu erreichen.
Zeitmanagement für Führungskräfte
Zeit ist eine kostbare, aber begrenzte Ressource, und die Fähigkeit, sie effektiv zu nutzen, ist für jede Führungskraft entscheidend. Ob Sie nun mit den Anforderungen mehrerer Rollen jonglieren oder einfach versuchen, konkurrierende Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen - ein gutes Zeitmanagement ermöglicht es Führungskräften, ihre Ziele mit maximaler Effizienz und Effektivität zu erreichen. Dies ist besonders wichtig in der schnelllebigen Geschäftswelt, in der sich die Prioritäten ständig ändern und die Führungskräfte in der Lage sein müssen, sich sofort umzustellen.
Gleichzeitig verfallen Führungskräfte jedoch nur allzu leicht in schlechte Gewohnheiten, wenn es um die Verwaltung ihrer Zeitpläne geht. Ohne ausreichende Voraussicht und Planung kann es passieren, dass sie mit dem Ablauf von Fristen nicht mehr Schritt halten können und wichtige Aufgaben unter den Tisch fallen. Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen sich Führungskräfte bewusst machen, wie sich ihr eigenes Verhalten auf die Gesamtqualität ihrer Führung auswirkt. Indem sie von Anfang an ausreichend Zeit in die Entwicklung solider Zeitmanagementpraktiken investieren und sich konsequent gegen schlechte Gewohnheiten im Zeitmanagement, wie z. B. Pauken in letzter Minute oder Aufschieben, wehren, können Führungskräfte sicherstellen, dass sie ihre kostbare Zeit optimal nutzen und ihren Teams eine gleichbleibend hohe Führungsqualität bieten.
So gehen Sie mit Zeitdieben um
Zeitdieb Nr.1: Unterbrechungen
Werden Sie oft unterbrochen, etwa von Mitarbeitern die eine Frage haben ohne dass es wirklich nötig ist Sie bei Ihrer konzentrierten Arbeit zu stören? Müssen Sie Ihren Mitarbeitern immer und Sofort zur Verfügung stehen? Oder könnten diese eventuell auch etwas warten?
Richten Sie sich jeden Tag eine feste Zeit ein, in der Sie nicht zur Verfügung stehen und in der Sie konzentriert arbeiten können.
Nicht selten neigt man selbst dazu von einer Aufgabe in die nächste zu wechseln ohne Sie fertig zu erledigen. Bleiben Sie bei einer Aufgabe ohne hin und her zu wechseln.
Zeitdieb Nr.2: Perfektionismus und die Delegation
Sie sind der Meinung Sie müssen immer alles selbst machen um es perfekt zu machen? Kann ein Mitarbeiter die Aufgabe eventuell genauso gut wie Sie erledigen auch wenn er die Aufgabe ganz anders angehet?
Definieren Sie erst einmal die Qualitätskriterien und die Prioritäten. Was ist wichtig und was ist weniger wichtig.
Besprechen Sie diese Kriterien mit dem Mitarbeiter an den Sie die Aufgabe delegieren.
Zeitdieb Nr.3: E-Mails
Die Verwaltung von E-Mails kann eine zeitraubende Aufgabe sein, aber es gibt Möglichkeiten, Zeit zu sparen und den Prozess zu optimieren. Hier sind ein paar Tipps:
Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Personen, denen Sie antworten müssen, und ordnen Sie diese E-Mails nach Prioritäten.
Löschen Sie unnötige E-Mails und melden Sie sich von Mailinglisten ab, die nicht mehr relevant sind.
Verwenden Sie Ordner, um Ihre E-Mails zu organisieren und das Gesuchte leicht zu finden.
Beantworten Sie E-Mails möglichst schnell und kurz.
Nehmen Sie sich jeden Tag eine bestimmte Zeit für die Bearbeitung von E-Mails und lassen Sie sich während dieser Zeit nicht unterbrechen.
Verwenden Sie Vorlagen für gängige Antworten, damit Sie sie nicht jedes Mal abtippen müssen.
Automatisieren Sie Aufgaben, wann immer dies möglich ist, z. B. durch die Einrichtung von Regeln zum automatischen Weiterleiten oder Löschen bestimmter Arten von E-Mails.
Versuchen Sie, die Anzahl der ungelesenen E-Mails auf ein Minimum zu beschränken, damit Sie sich nicht von der Menge der zu erledigenden Aufgaben erdrückt fühlen.
Zeitdieb Nr.4: Meetings
Wenn es um Besprechungen geht, ist es wichtig, dass wir organisiert und effizient mit unserer Zeit umgehen. Hier sind ein paar Tipps für Führungskräfte:
Bereiten Sie eine Agenda mit dem Ziel der Besprechung vor.
Stellen Sie eine Agenda mit Besprechungszielen und Zeiten. So können Sie sicherstellen, dass jeder weiß, was besprochen wird.
Beginnen und beenden Sie pünktlich. Wenn die Teilnehmer wissen, dass die Besprechung kurz sein wird, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Zeit verschwenden.
Konzentrieren Sie sich bei Besprechungen auf das eigentliche Thema und vermeiden Sie es, vom Thema abzuweichen.
Beenden Sie die Besprechung mit einer Zusammenfassung der besprochenen Themen und der zu ergreifenden Maßnahmen. Auch schriftlich. Im Idealfall schreibt ein Mitarbeiter Protokoll.
Das Eisenhower-Prinzip: Wichtige Technik fürs Zeitmanagement
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen dabei helfen kann, Prioritäten für Ihre Aufgaben zu setzen. Es ist nach Dwight D. Eisenhower benannt, der ein Fünf-Sterne-General und der 34. Präsident der Vereinigten Staaten war. Das Prinzip ist einfach: Ordnen Sie die Aufgaben je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine von vier Kategorien ein.
Hier wird unterschieden zwischen:
Wichtig und eilig
Unwichtig aber eilig
Wichtig aber nicht eilig
Unwichtig und nicht eilig
Worüber niemand spricht: Urlaub macht uns Stress
Wenn es um Urlaub geht, ist das vorherrschende Klischee die Entspannung und die Befreiung von Stress. Aber in Wirklichkeit bringt ein Urlaub oft eine ganz neue Ebene des Stresses mit sich: den Druck, Dinge vorher zu erledigen, die Angst davor, wie viel Arbeit sich während der Abwesenheit auftürmt, und schließlich all die E-Mails, die nach der Rückkehr eintrudeln. Natürlich ist ein Urlaub, zumindest für mich, viel mehr als nur eine unterhaltsame und erholsame Pause - er ist eine Übung im Stressmanagement! Trotz dieses zusätzlichen Stresses kann ein Urlaub aber auch unglaublich wertvoll sein. Er gibt uns nicht nur die wichtige Gelegenheit, unsere Batterien aufzuladen und unsere Prioritäten neu zu setzen, sondern er bietet auch den nötigen Raum, um über unsere größeren Ziele nachzudenken und zu überlegen, wie wir sie am besten erreichen können.
Fazit
Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Strategien, die man anwenden kann, um das Beste aus seiner Zeit zu machen, Fristen einzuhalten und wichtige Aufgaben zu erledigen. Meiner Meinung nach gibt es jedoch keinen wichtigeren Zeitmanagement-Tipp als das Setzen klarer Ziele. Ganz gleich, ob Sie bestimmten Aufgaben Vorrang vor anderen einräumen, bessere Verfahren für die Erledigung Ihrer Arbeit finden oder sich mit anderen zusammenschließen, um schneller mehr zu erledigen - wenn Sie klare Ziele vor Augen haben, können Sie konkrete Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen.
Wenn Sie zunächst einen soliden Plan dafür erstellen, wie Sie Ihre Zeit nutzen wollen, können Sie Prioritäten setzen und sich auf die Dinge konzentrieren, die Ihnen wirklich wichtig sind. Außerdem erhalten Sie einen Plan, wie Sie Ablenkungen beseitigen, mit Aufschieberitis umgehen oder andere Hindernisse aus dem Weg räumen können, die Sie daran hindern, Ihre Ziele zu erreichen. Außerdem können Sie durch eine Bestandsaufnahme der verschiedenen Tools und Ressourcen, die in Ihrem Unternehmen oder Netzwerk zur Verfügung stehen, oft Wege finden, Arbeitsabläufe zu optimieren und effektiver mit anderen zusammenzuarbeiten. Das bedeutet, dass Sie weniger Aufwand betreiben und intelligenter statt härter arbeiten. Und wenn Sie größere Projekte in überschaubare Teile aufteilen und diese Aufgaben mit Ihren Teammitgliedern oder Kollegen teilen, ist es oft möglich, in kürzerer Zeit noch mehr zu erreichen. Kurz gesagt: Ob Sie nun eine höhere Effizienz bei der Arbeit oder einfach eine bessere Lebensqualität außerhalb des Büros anstreben, die Festlegung klarer Ziele kann ein wesentliches Instrument sein, um sinnvolle Fortschritte auf dem Weg zu diesen größeren Träumen zu erzielen. Denken Sie also daran - streben Sie immer nach Klarheit, wenn es um Ihr Zeitmanagement geht!
